Profesjonalne niszczenie dokumentów
1. Odbiór dokumentacji - procedura
a. Podstawienie pustych pojemników w wyznaczone przez Zleceniodawcę miejsce.
Konwojenci zgłaszają się w ustalony dzień do wyznaczonej przez Zleceniodawcę osoby z odpowiednią ilością pustych pojemników i plomb.
b. Załadunek dokumentów.
Konwojenci dokonują załadunku dokumentacji do zniszczenia wskazanej przez przedstawiciela Zleceniodawcy.
c. Odbiór pełnych pojemników:
Przed odbiorem pojemników, obowiązkiem konwojenta jest ich trwałe zamknięcie jednorazową plombą. Odbiór pojemników następuje przez przeszkolonych konwojentów w zakresie ochrony danych osobowych. Odbiór pojemników od Zleceniodawcy poświadczany jest protokołem odbioru.
d. Transport do instalacji niszczącej.
Konwojenci dokonują załadunku zabezpieczonych pojemników na samochód ciężarowy. Odebrane materiały przewożone są najkrótszą drogą do instalacji niszczącej. Transport dokonywany jest oznakowanym samochodem zawsze przez dwóch umundurowanych konwojentów z identyfikatorami. Wszelki personel uczestniczący w wykonywaniu usługi jest sprawdzony pod kątem niekaralności oraz przeszkolony w celu zagwarantowania pełnej poufności i bezpieczeństwa. Każdy samochód transportujący materiał do zniszczenia posiada system GPS.
2 Niszczenie
Sposób niszczenia:
Pojemniki są otwierane i opróżniane bezpośrednio na taśmociąg, a materiał bez segregacji skierowany jest do instalacji niszczącej. Materiał poddany jest mechanicznemu zniszczeniu poprzez pocięcie w 3 KLASIE TAJNOŚCI – dane z najwyższą potrzebą ochrony tajności dla materiałów poufnych według normy DIN 66399, a następnie jest mieszany i poddawany sprasowaniu pod naciskiem 60 ton. Nie uzależniamy naszych cen za usługę niszczenia dokumentów od klasy ich tajności, a dzięki zastosowanej technologii 100% nośników informacji odebranych zostanie zniszczona w czwartym stopniu utajnienia (P4), zgodnie z normą DIN 66399.
3. Kontrola
a. Proces jest nadzorowany przynajmniej przez dwóch zaufanych pracowników, poinstruowanych pisemnie o obowiązkach zagwarantowania bezpieczeństwa wszystkich czynności podczas procesu niszczenia i zobowiązanych pisemnie do zachowania tajemnicy służbowej. Nad bezpieczeństwem wszelkich działań podejmowanych przez spółkę dba pełnomocnik ds. ochrony informacji, który posiada stosowny certyfikat bezpieczeństwa wydany przez ABW.
b. Certyfikat zniszczenia:
Składnica Akt Michalec Spółka Jawna wystawi i prześle CERTYFIKAT zniszczenia, dokumentując w ten sposób zgodne z umową i procedurami, bezpieczne zniszczenie akt.
W certyfikacie zniszczenia wyszczególnione są:
1. numery zerwanych plomb z pojemników,
2. ilość pojemników, waga lub ilość mb akt przeznaczonych do zniszczenia,
3. rodzaj niszczonych nośników danych,
4. dane klienta, od którego pochodzą niszczone materiały.
Artykuły
W świecie, gdzie ilość dokumentów stale rośnie, odpowiedzialne zarządzanie dokumentacją obejmuje nie tylko skuteczne przechowywanie, ale również bezpieczne i zgodne z przepisami niszczenie akt. Proces ten, choć często pomijany, odgrywa kluczową rolę w ochronie poufnych informacji, przestrzeganiu przepisów prawa oraz utrzymaniu efektywnego zarządzania dokumentacją.
Dowiedz się więcejW dzisiejszych czasach, kiedy organizacje generują ogromne ilości dokumentów, zarządzanie nimi stało się kluczowym elementem skutecznego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Przechowywanie akt, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, wymaga strategicznego podejścia, które uwzględnia nowoczesne technologie, regulacje prawne oraz efektywność operacyjną.
Dowiedz się więcejArchiwizacja akt to nie tylko procedura przechowywania dokumentów, ale kluczowy element skutecznego zarządzania dokumentacją w każdej organizacji. Proces ten obejmuje zbieranie, klasyfikowanie, przechowywanie i utrzymanie dokumentów oraz akt prawnych w sposób zorganizowany i zgodny z obowiązującymi przepisami prawnymi. Poniżej przyjrzymy się, dlaczego archiwizacja akt jest tak istotna i jakie korzyści przynosi przedsiębiorstwom.
Dowiedz się więcej
